Viele Studierende und Promovierende kooperieren mit Unternehmen – gerade in den Natur- und Ingenieurswissenschaften –, die ihnen für ihre Masterarbeit vertrauensvoll Daten zur Verfügung stellen. Ohne diese lässt sich schließlich nicht effektiv forschen. Als wissenschaftlich Schreibender verpflichtet man sich üblicherweise dabei, diese Daten vor dem Zugriff durch Dritte zu schützen. Dazu verfasst man einen sogenannten Sperrvermerk. Im folgenden Artikel erklären wir, was ein Sperrvermerk genau ist. Zudem zeigen wir beispielhaft wie ein solcher etwa für eine Abschlussarbeit im Unternehmen aussehen kann.
Der Sperrvermerk in der Masterarbeit oder einer anderen wissenschaftlichen Arbeit, „die extreme Form des Schutzes von vertraulichen Informationen“ (Brink 2013:213), ist eine formlose Erklärung, die man der Arbeit anhängt. Ursprünglich bedeutet das Wort Sperrvermerk einen „einschränkenden Vermerk, an etwas hindernde Eintragung in Dokumenten wie Ausweisen“ (vgl. www.duden.de).
Seine Funktion ist es, zu verhindern, dass vertrauliche Informationen eines Unternehmens, einer Institution oder einer einzelnen Person an unbefugte Dritte weitergegeben werden – zum Beispiel Wettbewerber des Unternehmens. Geraten wichtige Informationen in ihre Hände, kann dadurch ein Nachteil für das Unternehmen entstehen, mit dessen Hilfe man forscht. Als Wissenschaftler darf man die bereitgestellten Informationen somit verwenden, jedoch nicht veröffentlichen.
Möchte man die eigene Arbeit dennoch der Öffentlichkeit zugänglich machen oder ist das notwendig – wie im Fall von Dissertationen oder Preisen – ist es möglich, die verwendeten Daten zu anonymisieren, zu entfernen oder zu verfremden. Dabei muss man jedoch darauf achten, dass der wissenschaftliche Informationsgehalt nicht darunter leidet. Stimmt das jeweilige Unternehmen beziehungsweise der Informationsgeber alledem nicht zu, kann man die Daten in der eigenen Arbeit leider nicht bzw. nur anonymisiert oder verfälscht verwenden (vgl. Brink 2013:213f.).
Beabsichtigt man, einen Sperrvermerk in der Masterarbeit vorzunehmen, sollte dies frühzeitig mit dem Betreuer abgesprochen werden. Man beantragt den Sperrvermerk beim Prüfungsamt und gibt dazu die Frist und den Grund an. Wichtig dabei ist immer die Schriftform, es reicht nicht, diesen mündlich zu vereinbaren.
Der Sperrvermerk gilt nicht für die Gutachter und einzelne Mitglieder des Prüfungsausschusses, wenn sie die Daten einsehen. Nur sie als Betreuer der Arbeit dürfen Einsicht haben, um die Arbeit zu bewerten. Wenn später ein weiterer Prüfer die Arbeit begutachten soll, muss diese Person extra unterschreiben, dass sie den Sperrvermerk einhalten wird.
Studierende eines dualen Studiengangs, die bereits Halbzeit in einem Unternehmen arbeiten und dessen Daten nutzen oder Werkstudenten, die ebenfalls in solchen Kontexten arbeiten, müssen oft zu Beginn im Rahmen ihres Arbeitsvertrags einen entsprechenden Passus zur Vertraulichkeit unterschreiben, sodass ein Sperrvermerk unter Umständen nicht mehr nötig ist.
Der Sperrvermerk zählt aber auch für das Lektorat der Masterarbeit – ob es nun privat oder professionell erfolgt – und für Bewerbungen, Vorträge oder spätere Publikationen.
Der Sperrvermerk in der Masterarbeit gilt nur für einen bestimmten Zeitraum. Er kann einige Monate, fünf Jahre oder sogar 10 Jahre oder noch länger betragen – das kommt ganz auf das Unternehmen an und das Thema, das man gewählt hat.
An einigen Hochschulen gibt es eine Mindest- bzw. Maximaldauer für einen Sperrvermerk. Solange die Sperrfrist läuft, darf der Studierende oder Promovierende die Arbeit Dritten nicht zugänglich machen, es sei denn, das Unternehmen genehmigt es. Nach dem Ablauf der Sperrfrist kann er die Arbeit ungefragt veröffentlichen.
An einigen Hochschulen gibt es auch Sonderregeln. An der Technischen Universität Berlin sind Sperrvermerke beispielsweise seit 2016 in manchen Studiengängen für Bachelorarbeiten und Masterarbeiten verboten. Begründet wurde diese Entscheidung damit, dass die Nachteile sowohl für Studierende, also auch für die Hochschule nicht mehr vertretbar gewesen seien (siehe dazu die Hinweise der TU Berlin).
Der Sperrvermerk ist als erstes Blatt hinter dem Deckblatt, das heißt unmittelbar vor dem Inhaltsverzeichnis (beziehungsweise dem optionalen Vorwort oder optionalen Abstract) zu platzieren (vgl. Heesen 2014:44). Der Vermerk bekommt keine Seitennummerierung. Er erscheint auch nicht im Inhaltsverzeichnis (vgl. hierzu die Handreichung der Hochschule für Technik und Wirtschaft des Saarlandes).
Bei Brink (2013:213f.) findet sich folgendes Beispiel einer Vertraulichkeitserklärung:
„Die vorliegende Prüfungsarbeit enthält vertrauliche Daten der Firma (Name, Sitz). Weitergabe, Veröffentlichung oder Vervielfältigung der Arbeit – auch in Teilen oder auszugsweise, gedruckt oder elektronisch – sind ohne ausdrückliche Genehmigung der Firma (Name, Sitz) nicht gestattet. Die Arbeit ist nur den Prüfern sowie den Mitgliedern des Prüfungsausschusses zugänglich zu machen.“
Eine andere Version nennt Heesen (2014:46):
„Diese wissenschaftliche Arbeit enthält vertrauliche Daten der xyz-Unternehmung. Eine Veröffentlichung oder Vervielfältigung dieser Arbeit, auch in Auszügen, ist ohne ausdrückliche Genehmigung der xyz-Unternehmung nicht zulässig. Die Weitergabe oder die Verwertung der Unterlagen, Informationen und Kenntnisse ist nur insofern zulässig, soweit dies für den ordnungsgemäßen Ablauf der Betreuung und Bewertung der wissenschaftlichen Arbeit an der Hochschule gemäß der jeweiligen Prüfungsordnung erforderlich ist. Weitergehende Ausnahmen bedürfen der vorherigen schriftlichen Genehmigung durch die xyz-Unternehmung.“
Gemäß einer Vorlage der Fachhochschule Münster wird auch der Titel der Arbeit noch einmal explizit genannt, der Name des kooperierenden Unternehmens sowie am Ende der Erklärung Ort, Datum und Unterschrift hinzugefügt, wie man es auch aus Plagiatserklärungen kennt um in einer Plagiatsprüfung keine kritischen Ergebnisse zu erzielen.
Grundsätzlich ist es immer gut, die individuelle Situation zwischen Studierendem, Fachbereich und kooperierendem Unternehmen mit allen Betroffenen zu besprechen und konkret nachzufragen, bevor man den Sperrvermerk einfügt. So vermeidet man unliebsame Überraschungen, Ärger oder auch übertriebene Vorsicht. Beachtete man diese Hinweise, kann man die Vorteile, die es bietet, wenn man in einem Unternehmen die Bachelorarbeit oder Masterarbeit schreibt, genießen und die Chancen, die sich daraus ergeben, nutzen.
Brink, Alfred (2013): Anfertigung wissenschaftlicher Arbeiten. Ein prozessorientierter Leitfaden zur Erstellung von Bachelor-, Master und Diplomarbeiten, Münster.
Heesen, Bernd (2014): Wissenschaftliches Arbeiten. Methodenwissen für das Bachelor-, Master- und Promotionsstudium, Berlin.
